1.1. Cine suntem

„iLaw.md”, denumită în continuare „iLaw” sau „Platforma”, este o platformă digitală creată pentru a facilita accesul la servicii juridice, oferind un spațiu în care persoanele care au nevoie de asistență de specialitate pot identifica, compara și selecta profesioniști potriviți necesităților lor. Platforma este destinată atât persoanelor care caută asistență juridică, cât și profesioniștilor din domeniu, inclusiv avocaților, avocaților stagiari și formelor de organizare profesională în cadrul cărora aceștia activează.

Platforma este administrată de S.R.L. „LC SOLUTIONS DEVELOPMENT”, denumită în continuare „Operatorul”, „noi” sau „nouă”.

iLaw pune la dispoziția utilizatorilor infrastructura și instrumentele digitale necesare pentru formularea și gestionarea solicitărilor, prezentarea profilurilor profesionale, identificarea profesioniștilor relevanți, transmiterea și compararea ofertelor, precum și stabilirea conexiunii dintre părți.

Prin intermediul Platformei, persoana care are nevoie de asistență poate crea și administra un cont, poate descrie problema pentru care solicită sprijin, poate selecta domeniul, tipul serviciilor necesare, zona sau modalitatea de prestare și alte criterii disponibile. Pe baza informațiilor furnizate și a criteriilor configurate în Platformă, iLaw identifică profesioniștii ale căror profiluri corespund solicitării și le oferă posibilitatea de a o analiza și, după caz, de a transmite o ofertă.

Profesionistul își poate crea și administra profilul, poate prezenta informații privind experiența, domeniile de activitate, serviciile oferite, calificările și aria în care activează și poate recepționa solicitările care corespund criteriilor stabilite în profilul său. În cazul formelor de organizare profesională, Platforma poate permite administrarea profilului structurii, precum și a informațiilor referitoare la profesioniștii care activează în cadrul acesteia.

Utilizatorul care a formulat solicitarea poate analiza ofertele primite, poate compara informațiile profesionale, serviciile și condițiile comunicate și poate decide în mod independent dacă dorește să selecteze un anumit profesionist și să continue comunicarea cu acesta.

Rolul iLaw este exclusiv tehnologic. Platforma asigură cadrul digital necesar pentru identificarea profesioniștilor, transmiterea solicitărilor și ofertelor și facilitarea contactului dintre părți. iLaw nu acordă consultanță sau asistență juridică în nume propriu, nu este cabinet al avocatului, Birou Asociat de Avocați ori altă formă de exercitare a profesiei, nu recomandă și nu desemnează un anumit profesionist și nu garantează acceptarea unei solicitări, calitatea serviciilor oferite de un anumit profesionist sau rezultatul unei cauze.

Selectarea unui profesionist prin intermediul Platformei reprezintă exclusiv alegerea utilizatorului în cadrul funcționalităților puse la dispoziție de iLaw. Raportul profesional și, după caz, contractul de asistență juridică se stabilesc și se încheie separat și direct între părți, în conformitate cu legislația și normele profesionale aplicabile. iLaw nu devine parte a acestui raport și nu stabilește conținutul, întinderea sau modalitatea de prestare a serviciilor convenite ulterior între client și profesionist.

În ceea ce privește prelucrarea datelor necesară funcționării și administrării Platformei, S.R.L. „LC SOLUTIONS DEVELOPMENT” acționează în calitate de operator de date cu caracter personal pentru operațiunile în cadrul cărora stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. Aceste operațiuni pot include, după caz, înregistrarea și administrarea conturilor, autentificarea utilizatorilor, administrarea profilurilor, procesarea și distribuirea solicitărilor, gestionarea ofertelor, transmiterea notificărilor, administrarea abonamentelor profesionale și a informațiilor aferente plăților, asigurarea securității Platformei, furnizarea suportului tehnic, prevenirea utilizării abuzive și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

Accesul profesioniștilor la informațiile dintr-o solicitare este limitat la datele necesare funcționării mecanismului iLaw și etapelor corespunzătoare ale procesului. Datele directe de contact și alte informații cu acces restricționat nu sunt destinate publicării generale și pot fi dezvăluite în mod controlat, în condițiile stabilite de Platformă.

După stabilirea conexiunii și dezvăluirea datelor necesare către profesionistul selectat, acesta poate prelucra informațiile primite în scopuri proprii legate de evaluarea situației, stabilirea raportului profesional și acordarea serviciilor solicitate. În măsura în care stabilește în mod independent scopurile și mijloacele unei asemenea prelucrări, profesionistul sau forma de organizare profesională în cadrul căreia acesta activează răspunde de respectarea obligațiilor care îi revin în temeiul legislației privind protecția datelor, precum și a obligațiilor profesionale privind confidențialitatea și secretul profesional.

1.2. Cadrul normativ

Prezenta Politică este elaborată având în vedere cadrul normativ aplicabil în Republica Moldova la data actualizării documentului, în special:

• Declarația Universală a Drepturilor Omului;
• Convenția Europeană a Drepturilor Omului și a Libertăților Fundamentale;
• Convenția pentru protecția persoanelor față de prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal;
• Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului UE;
• Constituția Republicii Moldova;
• Legea Nr. 195 din 25.07.2024 privind protecția datelor cu caracter personal;
• Hotărârea Guvernului nr. 1123 din 14.12.2010 - privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal

1.3. Obiectivele Politicii

Prezenta Politică este parte integrantă a sistemului de politici al S.R.L. „LC SOLUTIONS DEVELOPMENT” privind protecția datelor cu caracter personal și are menirea de a detaliza modul de prelucrare și asigurare a confidențialității datelor cu caracter personal pe platforma iLaw, inclusiv la prelucrarea fișierilor COOKIES, iar principiile, scopurile, drepturile, obligațiunile și responsabilitățile părților, în procesul prelucrării datelor cu caracter personal de către S.R.L. „LC SOLUTIONS DEVELOPMENT” inclusiv prin iLaw sunt expuse în politica de protecție a datelor cu caracter personal al S.R.L. „LC SOLUTIONS DEVELOPMENT”

Scopul prezentei Politici este de a asigura o informare clară, accesibilă și transparentă cu privire la modul în care iLaw colectează, utilizează, păstrează, protejează și, după caz, divulgă datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul Platformei.

În acest sens, Politica explică, în principal:

• cine este responsabil pentru prelucrarea datelor în cadrul Platformei și care este rolul acestuia;
• ce categorii de date cu caracter personal pot fi prelucrate și din ce surse pot proveni acestea;
• în ce scopuri sunt utilizate datele și care sunt temeiurile juridice aplicabile fiecărei categorii de prelucrare;
• ce informații pot fi afișate public și ce informații rămân cu acces restricționat;
• în ce condiții profesioniștii care utilizează Platforma pot avea acces la informațiile transmise de Client;
• cui pot fi comunicate datele și în ce situații poate avea loc transferul acestora în afara Republicii Moldova;
• pentru ce perioadă pot fi păstrate datele și care sunt criteriile utilizate pentru stabilirea termenelor de retenție;
• ce măsuri tehnice și organizatorice sunt aplicate pentru protejarea datelor și controlul accesului la acestea;
• care sunt drepturile persoanelor vizate și modalitatea în care acestea pot fi exercitate;
• cum sunt utilizate fișierele Cookie și alte tehnologii similare;
• cum sunt gestionate modificările prezentei Politici și modul în care utilizatorii sunt informați despre acestea.

Prezenta Politică urmărește, totodată, să stabilească un cadru transparent privind prelucrarea datelor în cadrul iLaw și să reflecte principiile de legalitate, echitate, transparență, minimizare a datelor, limitare a scopului, securitate și responsabilitate aplicate în funcționarea Platformei.

2. Noțiuni utilizate

3. Principiile prelucrării datelor

3.1. Legalitate, echitate și transparență

Datele sunt prelucrate numai atunci când există un temei juridic și într-o manieră care poate fi explicată persoanei vizate.

3.2. Limitarea scopului

Datele sunt colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt reutilizate în scopuri incompatibile.

3.3. Reducerea la minimum a datelor

iLaw urmărește să solicite numai informațiile necesare funcției utilizate. Clientul este încurajat să descrie problema juridică fără a publica inutil date sensibile sau date despre terți.

3.4. Exactitate

Utilizatorii trebuie să furnizeze date corecte și actualizate. Platforma poate solicita actualizarea sau reverificarea informațiilor profesionale.

3.5. Limitarea stocării

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și prelucrate sau pentru perioada impusă de legislația aplicabilă.

În cadrul iLaw se aplică următoarele reguli:

• Suspendarea contului. Datele sunt păstrate pe durata suspendării. În cazul închiderii definitive a contului, datele care nu mai sunt necesare sunt șterse sau anonimizate, iar datele necesare pentru respectarea obligațiilor legale, prevenirea abuzurilor sau apărarea unor drepturi pot fi păstrate până la 3 ani, dacă legea nu prevede un alt termen.
• Deconectarea din cont. Deconectarea utilizatorului din platforma, nu determină ștergerea datelor și nu afectează perioada de păstrare a acestora atât timp cât contul rămâne activ.
• Dreptul la opoziție. Cererea utilizatorului este examinată fără întârzieri nejustificate, iar acesta este informat asupra măsurilor întreprinse în termen de cel mult o lună. Dacă opoziția este întemeiată, prelucrarea pentru scopul respectiv încetează, cu excepția cazurilor în care există un alt temei legal pentru continuarea prelucrării.
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Atunci când sunt îndeplinite condițiile legale, datele sunt șterse fără întârzieri nejustificate. Utilizatorul este informat asupra soluționării cererii în termen de cel mult o lună. Datele existente în copiile de siguranță pot fi eliminate în cadrul ciclurilor normale de backup, în termen de până la 90 de zile.

Anumite date pot fi păstrate și după închiderea contului sau solicitarea ștergerii atunci când acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații legale, soluționarea litigiilor, prevenirea fraudelor sau constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse în condiții de siguranță sau anonimizate ireversibil.

3.6. Integritate și confidențialitate

Sunt aplicate măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru prevenirea accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării nepermise.

3.7. Responsabilitate

Operatorul trebuie să poată demonstra conformitatea și să mențină evidențe, politici și măsuri proporționale cu riscurile prelucrării.

4. Protecția datelor din momentul conceperii și în mod implicit

iLaw aplică principiile protecției datelor începând cu momentul conceperii („privacy by design”) și protecției implicite a datelor („privacy by default”). Aceste principii presupun integrarea măsurilor de protecție a datelor încă din etapa de proiectare și dezvoltare a funcționalităților Platformei și menținerea acestora pe întreaga durată a prelucrării.

În funcție de natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, precum și de riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, iLaw urmărește aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât, în mod implicit, să fie prelucrate numai datele cu caracter personal necesare pentru fiecare scop determinat. Acest principiu privește inclusiv volumul datelor colectate, întinderea prelucrării, perioada de păstrare și accesibilitatea acestora.

În cadrul Platformei, aceste principii sunt aplicate, după caz, prin următoarele măsuri:

• limitarea accesului la date în funcție de rolul utilizatorului, drepturile aferente contului, relația acestuia cu informațiile accesate și necesitatea concretă de utilizare;
• colectarea numai a datelor necesare pentru furnizarea funcționalităților solicitate și evitarea solicitării unor informații excesive în raport cu scopul urmărit;
• protejarea datelor de contact ale Clientului, acestea nefiind afișate public și nefiind comunicate automat profesioniștilor odată cu transmiterea unei Solicitări;
• dezvăluirea controlată a datelor, astfel încât anumite informații să devină accesibile numai destinatarilor autorizați și la etapa corespunzătoare a fluxului Platformei;
• neindexarea publică a Solicitărilor și a zonelor private ale Platformei, astfel încât informațiile disponibile în aceste spații să nu fie destinate apariției în rezultatele motoarelor publice de căutare;
• separarea informațiilor profesionale destinate afișării publice de datele cu acces restricționat, inclusiv documentele utilizate pentru verificarea statutului profesional;
• protejarea documentelor de verificare, precum copiile licențelor, legitimațiilor și informațiile interne aferente procesului de verificare, care nu sunt incluse, în mod implicit, în profilul public al Profesionistului;
• restricționarea accesului la informațiile administrative, financiare, de securitate și la anumite date tehnice, acestea fiind accesibile numai persoanelor, sistemelor sau furnizorilor autorizați, în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor sau serviciilor respective;
• stabilirea unor perioade de păstrare adecvate, astfel încât datele să nu fie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor mai mult timp decât este necesar scopurilor pentru care sunt prelucrate, cu excepția situațiilor în care păstrarea este impusă sau justificată de lege;
• aplicarea măsurilor de securitate adecvate riscurilor, inclusiv măsuri privind autentificarea, autorizarea, protecția comunicațiilor, securizarea fișierelor, controlul accesului și protecția infrastructurii Platformei;
• jurnalizarea anumitor operațiuni relevante, atunci când aceasta este necesară pentru securitatea Platformei, prevenirea și investigarea incidentelor, verificarea accesului, soluționarea reclamațiilor sau asigurarea trasabilității. Datele din jurnalele tehnice și de audit sunt supuse, la rândul lor, unor reguli de acces, securitate și păstrare corespunzătoare;
• revizuirea măsurilor de protecție atunci când sunt introduse funcționalități noi, se modifică natura prelucrării sau apar riscuri noi pentru persoanele vizate.

Aplicarea acestor principii nu presupune că toate datele sunt inaccesibile în mod implicit, ci că nivelul de colectare, utilizare, vizibilitate și acces este configurat în raport cu scopul concret al fiecărei funcționalități și este limitat la ceea ce este necesar pentru realizarea acestuia.

5. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de modul în care este utilizată Platforma și de funcționalitățile accesate, iLaw poate prelucra diferite categorii de date cu caracter personal. Nu toate datele enumerate mai jos sunt colectate în mod obligatoriu de la fiecare Client; volumul concret al datelor depinde de informațiile furnizate, de funcțiile utilizate și de necesitatea prelucrării pentru scopul respectiv.

5.1. Date privind Clientul

În cazul persoanelor care utilizează iLaw pentru a identifica și selecta un Profesionist, pot fi prelucrate, după caz, următoarele categorii de date:

• date de identificare și de contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon;
• date privind contul: identificatorul intern al utilizatorului, tipul și statutul contului, data creării, activării, confirmării, suspendării sau închiderii acestuia și alte informații necesare administrării contului;
• date de autentificare și securitate: parola stocată exclusiv sub forma unei reprezentări criptografice securizate (hash), informații privind sesiunile active, autentificările, recuperarea sau schimbarea parolei și alte elemente tehnice necesare protejării contului;
• date privind confirmarea și verificarea datelor de contact: data și starea confirmării adresei de e-mail și/sau a numărului de telefon, precum și informațiile tehnice strict necesare realizării acestor operațiuni;
• date privind preferințele și setările contului: preferințe de comunicare și notificare, setări de confidențialitate, opțiuni de securitate și alte preferințe configurate de Client;
• date privind acceptarea documentelor și exprimarea opțiunilor: versiunea Termenilor și condițiilor, a Politicii de confidențialitate sau a altor documente acceptate, data și ora acceptării, metoda prin care aceasta a fost exprimată, precum și evidența consimțămintelor, retragerilor ori modificărilor acestora, atunci când consimțământul constituie temeiul prelucrării;
• date incluse în Solicitări: domeniul și situația pentru care este solicitată asistență, serviciile selectate, descrierea problemei, modalitatea de prestare solicitată, zona geografică relevantă, opțiunea de prestare online, informațiile privind diaspora, nivelul de urgență, perioada de valabilitate și alte criterii introduse de Client. Conceptul iLaw prevede expres aceste elemente în fluxul de creare a Solicitării.
• documente și fișiere furnizate de Client, dacă funcționalitatea de încărcare este disponibilă, precum și informațiile asociate acestora; aceste documente pot conține, în funcție de natura situației descrise, date despre Client sau despre alte persoane;
• date rezultate din gestionarea Solicitărilor: data creării, publicării, modificării, suspendării, reactivării, anulării, expirării sau închiderii unei Solicitări și istoricul operațiunilor efectuate asupra acesteia;
• date privind Ofertele primite și alegerea efectuată: informații privind ofertele vizualizate, interacțiunile cu acestea, oferta selectată, momentul acceptării și alte informații necesare administrării și trasabilității fluxului;
• date privind notificările: tipul notificării, canalul de comunicare utilizat, data transmiterii, starea livrării și interacțiunea cu aceasta. Cabinetul Clientului este prevăzut să includă Solicitări, Oferte, mesaje, notificări, profil, date de contact și setări de confidențialitate.
• date privind relația cu Profesionistul selectat în cadrul Platformei: identificarea Profesionistului ales, momentul stabilirii conexiunii și evidența dezvăluirii controlate a datelor de contact. Înainte de acceptarea unei Oferte, telefonul, e-mailul și celelalte date directe de contact ale Clientului rămân cu acces restricționat; după acceptare, numai datele permise sunt puse la dispoziția Profesionistului selectat.
• date aferente solicitărilor de suport, sesizărilor sau reclamațiilor: conținutul comunicării cu echipa iLaw, informațiile necesare verificării problemei semnalate și istoricul soluționării acesteia;
• date tehnice și de utilizare: adresa IP, informații privind dispozitivul, sistemul de operare, browserul, identificatori tehnici, date privind sesiunea, data și ora accesării, acțiunile relevante efectuate în Platformă și alte informații tehnice necesare funcționării, securității și prevenirii utilizării abuzive;
• date din jurnalele de securitate și audit: autentificări, modificări relevante ale contului sau Solicitărilor, accesări, acceptări, evenimente de securitate și alte operațiuni care necesită trasabilitate;
• date colectate prin Cookie-uri și tehnologii similare, în măsura și în condițiile descrise în secțiunea dedicată Cookie-urilor din prezenta Politică.

5.2. Date incluse in Solicitare

Prin intermediul iLaw, Clientul poate formula o Solicitare pentru a descrie, într-o manieră structurată, problema pentru care caută asistență și pentru a permite Platformei identificarea Profesioniștilor ale căror profiluri corespund criteriilor selectate.

În funcție de natura Solicitării și de opțiunile disponibile în Platformă, pot fi prelucrate, după caz, următoarele informații:

• domeniul și situația juridică/subdomeniul selectat;
• unul sau mai multe servicii solicitate;
• descrierea problemei sau a circumstanțelor relevante pentru evaluarea preliminară a Solicitării;
• nivelul de urgență și perioada de valabilitate a Solicitării;
• localitatea, raionul sau alte criterii teritoriale relevante;
• modalitatea de prestare solicitată, inclusiv fizic, online sau „Oriunde în țară”;
• opțiunea „Diaspora” și, dacă este relevant pentru identificarea Profesioniștilor potriviți, țara în care se află Clientul;
• alte criterii disponibile în Platformă și selectate de Client pentru identificarea Profesioniștilor relevanți;
• documente și fișiere încărcate de Client, dacă această funcționalitate este disponibilă;
• mesaje, întrebări, răspunsuri și clarificări transmise în legătură cu Solicitarea;
• informații privind modificarea, suspendarea, reactivarea, anularea, expirarea sau închiderea Solicitării;
• alte informații furnizate voluntar de Client în măsura în care acestea sunt relevante pentru problema descrisă.

Structura prevăzută în conceptul iLaw include domeniul, situația/subcategoria, serviciile solicitate, descrierea problemei, modalitatea și zona de prestare, valabilitatea și nivelul de urgență.

Clientul este încurajat să furnizeze numai informațiile necesare pentru înțelegerea și evaluarea preliminară a Solicitării. În etapa inițială, Clientul trebuie să evite includerea unor date excesive sau care nu sunt necesare scopului urmărit, cum ar fi, fără a se limita la, IDNP-ul, copiile actelor de identitate, datele complete ale cardurilor bancare, parolele, codurile de autentificare, informațiile medicale detaliate, datele privind minorii sau informații despre alte persoane, dacă acestea nu sunt strict necesare pentru descrierea problemei.

Atunci când natura situației impune furnizarea unor informații sensibile sau a unor date referitoare la alte persoane, Clientul trebuie să limiteze conținutul la ceea ce este relevant și necesar pentru scopul Solicitării. iLaw poate utiliza avertismente, restricții de acces și alte măsuri tehnice sau organizatorice pentru a reduce divulgarea inutilă a unor asemenea informații.

Datele directe de contact ale Clientului nu sunt destinate publicării împreună cu Solicitarea și sunt gestionate separat, cu acces controlat, în conformitate cu etapa corespunzătoare a fluxului Platformei.

5.3. Date privind Avocatul

În cazul persoanelor care utilizează iLaw în calitate de Profesionist, Platforma poate prelucra, după caz, următoarele categorii de date:

• date de identificare și contact profesional: nume, prenume, fotografie de profil, număr de telefon, adresă de e-mail, localitate, adresă profesională și alte date de contact furnizate pentru utilizarea Platformei;
• date privind statutul profesional: categoria profesională, forma de exercitare sau de organizare a activității, apartenența la un cabinet, birou sau altă structură profesională, precum și alte informații relevante privind statutul în care persoana activează;
• date privind dreptul de exercitare a profesiei: numărul și data licenței sau, după caz, alte date și documente care confirmă statutul profesional, datele legitimației, copii ale documentelor justificative, statutul verificării și informațiile privind reverificarea acestora;
• date privind verificarea profesională: data și rezultatul verificării, sursa utilizată pentru verificare, istoricul verificărilor, eventualele neconcordanțe constatate și informațiile interne strict necesare procesului de verificare;
• date privind profilul profesional: descriere profesională, vechime și experiență, domenii de practică, experiență relevantă și alte informații furnizate pentru prezentarea activității Profesionistului;
• date privind studiile și dezvoltarea profesională: instituții de învățământ, calificări, specializări, cursuri, programe de formare, certificări și alte forme de pregătire profesională;
• date privind activitatea profesională: publicații, articole, participări la conferințe, proiecte, activități academice sau alte informații profesionale pe care Profesionistul alege să le includă în profil;
• date privind serviciile oferite: domeniile de activitate, tipurile de servicii prestate și alte criterii profesionale utilizate de Platformă pentru corelarea profilului cu Solicitările;
• date privind zona și modalitatea de activitate: localitățile sau raioanele în care Profesionistul activează, disponibilitatea pentru prestarea serviciilor pe întreg teritoriul Republicii Moldova, online, fizic sau în format mixt, precum și disponibilitatea pentru persoanele aflate în diaspora;
• date privind limbile cunoscute, în măsura în care acestea sunt declarate în profil;
• date privind disponibilitatea profesională: programul de lucru, intervalele de disponibilitate sau alte informații similare, dacă aceste funcționalități sunt disponibile în Platformă;
• informații privind tarifele sau onorariile orientative, modalitatea de calcul ori alte informații privind costurile serviciilor, atunci când Profesionistul alege să le afișeze sau să le comunice prin intermediul Platformei;
• date privind Solicitările și Ofertele: Solicitările accesate sau recepționate, Ofertele create, transmise, modificate, suspendate, reactivate, retrase sau acceptate, precum și istoricul operațiunilor relevante;
• date privind comunicările: mesajele, întrebările și clarificările transmise prin Platformă, informațiile privind participanții, data și ora comunicării și, dacă funcționalitatea este disponibilă, documentele atașate;
• date privind contul și autentificarea: identificatorul intern al contului, data creării și confirmării acestuia, starea contului, informațiile privind autentificarea și securitatea, preferințele de comunicare și notificare și istoricul operațiunilor relevante;
• date privind abonamentul și plățile către iLaw: planul de abonament, perioada de valabilitate, statutul plății sau reînnoirii, informațiile necesare facturării și evidenței contabile și identificatorii tranzacțiilor, fără stocarea de către iLaw a datelor complete ale cardului bancar atunci când plata este procesată printr-un prestator extern;
• date tehnice și de securitate: adresa IP, informații privind dispozitivul și browserul, sesiunile, data și ora accesării, evenimentele de securitate, jurnalele de audit și alte metadate necesare funcționării, securității și trasabilității Platformei.

5.4. Date privind Biroul Asociat de Avocați 

În cadrul creării și administrării unui cont destinat unui Birou Asociat de Avocați (BAA), iLaw poate prelucra atât informații referitoare la birou, cât și date cu caracter personal privind avocații și celelalte persoane care utilizează sau administrează contul acestuia.

În funcție de funcționalitățile utilizate, pot fi prelucrate, după caz:

• date de identificare ale BAA: denumirea biroului, codul fiscal, adresa profesională/juridică și alte informații necesare identificării și administrării contului;
• date financiare și de facturare: IBAN, date bancare, statut fiscal, date necesare facturării, informații privind abonamentul și plățile efectuate către iLaw;
• date privind persoana desemnată pentru administrarea contului: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, funcția sau calitatea în cadrul biroului și informațiile necesare autentificării și securizării accesului;
• date privind avocatul coordonator, dacă această funcție este utilizată în cadrul Platformei: date de identificare, profil profesional, date de contact profesional, statut și drepturi aferente rolului său;
• date privind membrii echipei: nume, prenume, fotografie, date profesionale de contact, statut profesional, rol în cadrul BAA și legătura cu biroul;
• date profesionale aferente fiecărui membru: experiență, studii, calificări, certificări, specializări, domenii de activitate, servicii oferite, limbi cunoscute, zone și modalități de prestare și alte informații incluse în Profilul profesional;
• date necesare verificării statutului profesional, atunci când verificarea este realizată prin intermediul iLaw, inclusiv informațiile și documentele justificative prevăzute pentru categoria profesională respectivă;
• date privind rolurile și drepturile de acces: calitatea de administrator al contului, coordonator, membru al echipei sau alte roluri disponibile, precum și permisiunile asociate acestora;
• date privind invitarea, asocierea sau eliminarea membrilor din contul BAA, inclusiv data acestor operațiuni și statutul invitațiilor, dacă asemenea funcționalități sunt disponibile;
• date privind activitatea desfășurată prin cont: Solicitări accesate, Oferte create sau gestionate, mesaje, notificări și alte operațiuni realizate de persoanele autorizate;
• date privind securitatea și trasabilitatea: autentificări, modificări ale profilului biroului sau ale componenței echipei, modificări ale rolurilor și permisiunilor, precum și alte evenimente relevante înregistrate în jurnalele tehnice și de audit.

Informațiile care se referă exclusiv la Biroul Asociat de Avocați în calitate de persoană juridică nu constituie, prin ele însele, date cu caracter personal. Prezenta Politică devine aplicabilă atunci când informațiile respective se referă la sau permit identificarea unei persoane fizice, inclusiv a unui avocat, avocat stagiar, reprezentant, administrator al contului, persoană de contact sau alt membru al echipei.

Atunci când un BAA administrează prin intermediul unui singur cont datele mai multor Profesioniști, accesul la informații și funcționalități este stabilit în funcție de rolurile și drepturile atribuite fiecărui utilizator, astfel încât fiecare persoană să poată accesa numai datele și operațiunile necesare rolului său în cadrul Platformei.\

5.5. Date privind Ofertele

• Atunci când un Profesionist transmite o Ofertă ca răspuns la o Solicitare, iLaw poate prelucra datele și informațiile necesare pentru prezentarea, gestionarea, compararea și urmărirea acesteia în cadrul Platformei.
• În funcție de conținutul Ofertei și de funcționalitățile disponibile, pot fi prelucrate, după caz:
• identitatea Profesionistului sau a BAA care transmite Oferta și informațiile relevante din profilul profesional asociat acesteia;
• identificatorul Solicitării pentru care este transmisă Oferta și legătura dintre Ofertă, Solicitare și Profesionist;
• serviciile propuse pentru soluționarea sau gestionarea problemei descrise de Client;
• mesajul adresat Clientului, inclusiv informațiile privind disponibilitatea Profesionistului și modul în care acesta propune abordarea Solicitării;
• modalitatea de prestare a serviciilor, inclusiv fizic, online, mixt sau alte opțiuni disponibile în Platformă;
• informații privind costul sau onorariul estimativ, care pot include, în funcție de opțiunile disponibile, un interval estimativ, tarif orar, onorariu fix sau alte modalități permise de normele profesionale aplicabile;
• moneda în care este exprimată estimarea;
• disponibilitatea, termenul orientativ și alte condiții preliminare comunicate Clientului înainte de stabilirea raportului profesional;
• data și ora creării, transmiterii și, după caz, actualizării Ofertei;
• starea Ofertei, inclusiv ciornă, transmisă, actualizată, suspendată, retrasă, acceptată, neselectată sau expirată;
• istoricul modificărilor și al versiunilor Ofertei, atunci când modificările sunt păstrate pentru asigurarea trasabilității;
• date privind acțiunile efectuate asupra Ofertei, precum editarea, transmiterea, suspendarea, reactivarea, retragerea sau acceptarea acesteia;
• data și ora acceptării Ofertei de către Client, atunci când aceasta este selectată;
• informații privind notificările și evenimentele generate de Platformă în legătură cu Oferta, inclusiv actualizarea, retragerea sau acceptarea acesteia.

Structura tehnică a iLaw prevede că Oferta poate conține date relevante din profilul Profesionistului, mesajul adresat Clientului, serviciile oferite, modalitatea de prestare, estimarea onorariului, moneda, disponibilitatea și alte condiții preliminare. De asemenea, Platforma păstrează starea Ofertei și poate păstra istoricul modificărilor sau versiunile acesteia pentru trasabilitate.

Acceptarea unei Oferte în cadrul iLaw reprezintă alegerea efectuată de Client prin intermediul Platformei și nu echivalează, prin ea însăși, cu încheierea contractului de asistență juridică. După acceptare, Platforma poate permite dezvăluirea controlată a datelor de contact necesare continuării comunicării directe dintre părți.

5.6. Date privind plățile și abonamentele

În cazul utilizării funcționalităților cu plată ale iLaw, inclusiv a abonamentelor destinate Profesioniștilor sau BAA, Platforma poate prelucra datele necesare administrării abonamentului, evidenței plăților, facturării, reconcilierii tranzacțiilor și soluționării eventualelor cereri privind plățile.

În funcție de serviciul utilizat și de informațiile primite de la prestatorul de servicii de plată, pot fi prelucrate, după caz:

• tipul sau planul de abonament selectat;
• perioada de valabilitate a abonamentului și data activării, expirării sau reînnoirii acestuia;
• suma și moneda tranzacției;
• data și ora inițierii și/sau procesării plății;
• identificatorul unic al tranzacției;
• statutul tranzacției, de exemplu inițiată, autorizată, finalizată, respinsă, anulată sau rambursată;
• informații privind reînnoirea abonamentului, inclusiv statutul acesteia, dacă funcționalitatea este disponibilă;
• datele necesare facturării și evidenței contabile;
• referințe aferente facturii, chitanței sau altui document de plată, după caz;
• identificatori și metadate tehnice furnizate de bancă sau de prestatorul de servicii de plată, în măsura în care acestea sunt necesare pentru confirmarea, reconcilierea sau verificarea tranzacției;
• informațiile necesare soluționării unei plăți contestate, anulate sau, după caz, rambursate;
• istoricul operațiunilor relevante privind abonamentul și plățile efectuate prin Platformă.

iLaw nu intenționează să stocheze direct datele complete ale cardurilor bancare, precum numărul integral al cardului, codul CVV/CVC sau alte elemente de autentificare utilizate pentru autorizarea plății. Introducerea și procesarea acestor date se realizează prin infrastructura securizată a băncii sau a prestatorului de servicii de plată utilizat pentru procesarea tranzacției.

Atunci când infrastructura de plată permite salvarea metodei de plată sau efectuarea unor plăți ulterioare, iLaw poate primi și păstra numai identificatori tehnici, tokenuri sau alte referințe furnizate de prestatorul de servicii de plată, în măsura în care acestea sunt necesare pentru funcționalitatea respectivă și nu permit, prin ele însele, reconstituirea datelor complete ale cardului.

Prelucrarea datelor aferente plăților se realizează numai în măsura necesară pentru administrarea serviciilor achiziționate prin iLaw, confirmarea și evidența tranzacțiilor, îndeplinirea obligațiilor contabile și fiscale, furnizarea suportului și, după caz, gestionarea rambursărilor sau a disputelor privind plățile.

Conceptul tehnic al iLaw prevede distinct planul de abonament, perioada de valabilitate, tranzacția de plată, referințele de facturare și statutul reînnoirii și stabilește că datele complete ale cardului nu sunt stocate de Platformă atunci când plata este procesată de un prestator extern

5.7. Mesaje, suport și reclamații

• mesaje transmise prin Platformă;
• întrebări de clarificare;
• solicitări adresate serviciului de suport;
• reclamații și răspunsuri;
• documente anexate comunicării;
• data și ora interacțiunilor.

5.8. Date tehnice și de securitate

• adresa IP;
• data și ora accesării;
• identificatorul sesiunii;
• browserul și sistemul de operare;
• tipul dispozitivului;
• evenimente de autentificare;
• acțiuni relevante efectuate în cont;
• loguri de securitate și erori tehnice;
• identificatori Cookie și preferințele privind Cookie-urile.

6. Categorii speciale de date și informații juridice sensibile

Prin natura serviciilor juridice, o Solicitare poate conține informații sensibile referitoare la viața privată, familie, copii, sănătate, patrimoniu, litigii, situația financiară, conflicte de muncă sau alte circumstanțe personale. Unele dintre aceste informații pot intra în categoria datelor speciale sau pot implica un risc ridicat pentru persoana vizată.

iLaw nu încurajează introducerea unor asemenea date în etapa inițială dacă acestea nu sunt necesare pentru identificarea tipului de asistență juridică. Descrierea trebuie să fie suficientă pentru evaluarea preliminară, dar redusă la minimum în ceea ce privește datele sensibile și identificatorii direcți.

Dacă o categorie specială de date este necesară pentru o funcționalitate concretă, prelucrarea acesteia va fi realizată numai atunci când există un temei juridic aplicabil și sunt instituite garanții adecvate.

6.1. Date privind condamnări penale și infracțiuni

Datele privind condamnările penale, infracțiunile și măsurile conexe sunt supuse unui regim juridic distinct. iLaw nu solicită utilizatorilor să publice caziere, registre de condamnări sau baze de date privind condamnările altor persoane. Utilizatorii trebuie să evite introducerea unor astfel de informații despre terțe persoane dacă nu există o necesitate reală și un temei juridic corespunzător.

7. Separarea datelor publice și a datelor cu acces restricționat

iLaw nu publică în mod deschis conturile utilizatorilor, Profilurile Profesioniștilor, Solicitările sau Ofertele. Accesul la aceste informații este acordat exclusiv în cadrul Platformei, utilizatorilor autentificați și autorizați, în funcție de rolul acestora, de relația cu informația respectivă și de etapa fluxului în care se află Solicitarea sau Oferta.

 Zona publică a iLaw este separată de spațiile aferente conturilor și poate conține exclusiv pagini informaționale, materiale editoriale, ghiduri, resurse, informații despre funcționarea Platformei și alte conținuturi destinate în mod expres publicării.

8. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

iLaw nu utilizează un singur temei juridic pentru toate operațiunile. Temeiul depinde de scop, categoria de date și relația cu persoana vizată.

În cazul în care iLaw intenționează să prelucreze datele într-un scop nou care nu este compatibil cu scopul inițial, persoana vizată va fi informată, iar dacă legea impune consimțământul, acesta va fi solicitat separat.

9. Consimțământul

Atunci când o operațiune de prelucrare se bazează pe consimțământ, iLaw urmărește ca acesta să fie liber exprimat, specific, informat, lipsit de ambiguitate și demonstrabil.

·  consimțământul nu va fi dedus din lipsa unei acțiuni;

·  căsuțele pentru consimțământ nu vor fi bifate în prealabil;

·  consimțămintele pentru scopuri diferite trebuie separate atunci când este necesar;

·  refuzul unei prelucrări opționale nu trebuie să blocheze funcțiile pentru care acea prelucrare nu este necesară;

·  consimțământul poate fi retras ulterior, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

10. Mecanismul automat de potrivire Solicitare–Avocat

iLaw utilizează un mecanism tehnic de potrivire pentru a identifica Profesioniștii ale căror profiluri corespund criteriilor unei anumite Solicitări și pentru a distribui Solicitarea către destinatarii relevanți.

Potrivirea se realizează pe baza unor criterii declarate sau configurate în Profilul Profesional și în Solicitare, care pot include, după caz:

• statutul profesional și starea contului;
• domeniul de activitate corespunzător Solicitării;
• serviciul sau serviciile solicitate;
• criteriul teritorial, inclusiv localitatea sau raionul;
• disponibilitatea pentru prestarea serviciilor online;
• disponibilitatea pentru prestarea serviciilor pe întreg teritoriul Republicii Moldova;
• disponibilitatea pentru Solicitările formulate de persoane aflate în diaspora;
• alte criterii obiective de eligibilitate introduse ulterior în Platformă, în măsura în care acestea sunt necesare funcționării serviciului și sunt comunicate în mod transparent utilizatorilor.

Conceptul tehnic al iLaw definește mecanismul prin corelarea statutului profesional, a stării contului, a domeniului, serviciului și criteriilor teritoriale sau de prestare, inclusiv online și diaspora.

Scopul acestui mecanism este exclusiv identificarea și distribuirea relevantă a Solicitărilor, astfel încât acestea să ajungă la Profesioniștii care corespund criteriilor selectate, reducând transmiterea către utilizatori pentru care Solicitarea nu este relevantă.

Mecanismul de potrivire nu reprezintă o evaluare a competenței, calității sau performanței Profesionistului, nu stabilește care Profesionist este „cel mai bun” pentru Client, nu evaluează șansele de succes ale unei cauze și nu garantează rezultatul serviciilor care ar putea fi prestate ulterior.

De asemenea, iLaw nu selectează automat Profesionistul în locul Clientului și nu încheie în mod automat un raport profesional între părți. Profesioniștii eligibili pot decide dacă transmit sau nu o Ofertă, iar Clientul analizează Ofertele primite și decide în mod independent dacă și pe cine dorește să selecteze. Raportul profesional se stabilește ulterior, separat de mecanismul de potrivire al Platformei.

În configurația actuală, mecanismul iLaw are, prin urmare, rol de filtrare și potrivire pe baza unor criterii obiective, iar nu de luare automată a unei decizii cu efect juridic asupra Clientului sau Profesionistului.

În cazul în care iLaw va introduce în viitor funcționalități precum scoring profesional, clasificarea sau ordonarea Profesioniștilor pe baza unor evaluări individuale, recomandări personalizate complexe, profilare, sisteme bazate pe inteligență artificială sau alte forme de prelucrare automatizată, impactul acestora asupra protecției datelor și asupra drepturilor persoanelor vizate va fi evaluat înainte de implementare. După caz, vor fi stabilite măsuri suplimentare privind transparența, informarea utilizatorilor, posibilitatea intervenției umane și exercitarea drepturilor prevăzute de legislația aplicabilă.

11. Sursele datelor

11.1. Date furnizate direct de utilizator

Datele pot fi obținute prin formularele de înregistrare, profil, Solicitări, Oferte, documente încărcate, mesagerie, suport, preferințe și abonamente.

11.2. Date colectate automat

Anumite date tehnice pot fi generate de sistemele iLaw, inclusiv loguri, identificatori de sesiune, date de securitate, Cookie-uri și informații despre performanța tehnică.

11.3. Surse profesionale și oficiale

Pentru verificarea statutului profesional al unui Avocat, iLaw poate consulta registre profesionale sau surse oficiale atunci când există un mecanism tehnic și juridic disponibil și când utilizarea sursei respectă condițiile acesteia.

11.4. Furnizori externi

Pot fi primite informații limitate de la bănci și procesatori de plăți, furnizori de e-mail sau SMS, servicii de hosting, securitate, monitorizare sau alți prestatori utilizați pentru funcționarea Platformei.

12. Destinatarii și divulgarea datelor

iLaw nu vinde datele cu caracter personal. Datele pot fi comunicate numai în măsura necesară scopului și cu respectarea principiilor de minimizare și confidențialitate, conform listei destinatarilor, enumearați în Politica de protecție a datelor cu caracter personal al Operatorului, cu respectarea cerințelor legale pertinente.

12.1. Avocați și Birouri Asociate de Avocați

Informațiile dintr-o Solicitare pot fi puse la dispoziția profesioniștilor eligibili conform criteriilor Platformei. Datele directe de contact ale Clientului nu sunt destinate afișării publice și sunt dezvăluite controlat la etapa prevăzută de fluxul iLaw.

12.2. Furnizori IT

Furnizori de hosting, infrastructură cloud, dezvoltare, mentenanță, monitorizare, securitate și backup pot avea acces numai în măsura necesară serviciului prestat. Atunci când aceștia acționează în numele iLaw, relația trebuie reglementată prin obligații contractuale privind prelucrarea datelor și clauze de asigurarea posibilității de verificare a securității datelor transmise de către operator.

12.3. Furnizori de e-mail și SMS

Datele strict necesare pot fi transmise pentru confirmarea contului, recuperarea accesului, verificarea numărului de telefon și transmiterea notificărilor operaționale.

12.4. Bănci și procesatori de plăți

Pentru abonamentele profesionale, datele necesare efectuării și confirmării plății pot fi transmise băncii sau prestatorului de servicii de plată. iLaw nu intenționează să stocheze direct datele complete ale cardului.

12.5. Consultanți și prestatori profesionali

În măsura necesară și cu obligații de confidențialitate, datele pot fi accesate de contabili, auditori, consultanți juridici, specialiști în securitate sau alți prestatori necesari activității Operatorului, cu semnarea prealabilă a Accordului de nedivulgare a datelor (în continuare NDA).

12.6. Autorități publice

Datele pot fi divulgate unei autorități atunci când există o obligație legală, o solicitare obligatorie formulată în condițiile legii sau necesitatea constatării, exercitării ori apărării unui drept.

13. Transferurile internaționale

Unii furnizori tehnologici pot prelucra date în afara Republicii Moldova. Înainte de un asemenea transfer, iLaw va evalua statul de destinație, rolul furnizorului, natura datelor, necesitatea transferului, nivelul de protecție și garanțiile juridice și tehnice disponibile.

Transferurile internaționale vor fi realizate numai în condițiile prevăzute de Legea nr. 195/2024 și de actele aplicabile. În funcție de situație, pot fi utilizate mecanisme recunoscute de lege, inclusiv decizii de adecvare, clauze contractuale sau alte garanții permise.

Lista efectivă a furnizorilor care generează transferuri internaționale trebuie menținută în documentația internă și reflectată în această Politică atunci când este necesar pentru transparență.

14. Perioadele de păstrare

iLaw nu păstrează datele pe termen nelimitat. Durata concretă depinde de tipul datelor, scopul prelucrării, perioada de existență a contului, statutul Solicitării și al Ofertei, relația contractuală, obligațiile fiscale și contabile, termenele de prescripție și necesitatea investigării unor incidente sau apărării unui drept.

• datele de cont – pe durata existenței contului și ulterior pentru perioada necesară obligațiilor legale sau apărării drepturilor;
• solicitările și ofertele – pe durata fluxului și ulterior pentru o perioadă justificată de scopurile de evidență, securitate și apărare a drepturilor;
• datele de facturare și tranzacții – pentru termenele cerute de legislația financiar-contabilă;
• logurile de securitate – pentru perioada necesară detectării, investigării și documentării incidentelor;
• Cookie-urile – conform duratei tehnice declarate pentru fiecare Cookie sau categorie.

După expirarea termenului aplicabil, datele vor fi, după caz, șterse, anonimizate sau arhivate cu acces restricționat dacă păstrarea este impusă de lege.

15. Securitatea datelor

Pentru protejarea datelor cu caracter personal și reducerea riscurilor de acces neautorizat, pierdere, modificare, divulgare sau distrugere, iLaw aplică sau poate aplica, în funcție de natura prelucrării, contextul tehnic și nivelul de risc, măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

Aceste măsuri pot include, după caz:

• utilizarea HTTPS/TLS și a altor mecanisme adecvate pentru protejarea datelor transmise între dispozitivul Utilizatorului, Platformă și serviciile integrate;
• stocarea parolelor exclusiv prin algoritmi criptografici de hashing adecvați, fără păstrarea acestora în clar;
• implementarea unui sistem de control al accesului bazat pe roluri și permisiuni, completat cu verificarea dreptului de acces la fiecare resursă și limitarea accesului la principiul necesității de a cunoaște;
• utilizarea unor mecanisme suplimentare de autentificare și protecție pentru conturile sau rolurile cu nivel ridicat de acces, inclusiv, după caz, autentificare multifactor;
• protecția împotriva tentativelor repetate de autentificare, a atacurilor de tip brute-force și a utilizării abuzive a funcționalităților, inclusiv prin limitarea frecvenței anumitor operațiuni;
• validarea datelor la nivelul aplicației și al serverului și aplicarea măsurilor de protecție împotriva vulnerabilităților precum XSS, CSRF, injection, manipularea cererilor și abuzul interfețelor API;
• controlul fișierelor încărcate în Platformă, inclusiv verificarea tipului și dimensiunii, scanarea împotriva programelor malițioase și, după caz, stocarea separată de componentele executabile ale aplicației;
• protejarea datelor stocate prin mecanisme de securitate adecvate și, atunci când natura datelor și riscul o justifică, criptarea datelor la repaus;
• gestionarea securizată a cheilor, parolelor tehnice, tokenurilor și altor secrete utilizate de aplicație, cu limitarea strictă a accesului la acestea;
• separarea accesului administrativ și acordarea privilegiilor numai persoanelor autorizate, în funcție de atribuțiile acestora;
• înregistrarea și monitorizarea evenimentelor relevante de securitate, autentificărilor, accesului administrativ și altor operațiuni care necesită trasabilitate;
• mecanisme de monitorizare și alertare pentru identificarea erorilor, comportamentelor anormale, tentativelor de acces neautorizat sau altor incidente de securitate;
• realizarea de copii de siguranță și aplicarea unor proceduri de restaurare și recuperare a datelor și serviciilor în cazul unor incidente sau întreruperi;
• aplicarea actualizărilor de securitate, corectarea vulnerabilităților identificate și revizuirea periodică a componentelor software utilizate;
• aplicarea principiilor de dezvoltare securizată, inclusiv verificarea modificărilor relevante înainte de introducerea acestora în mediul de producție;
• limitarea perioadelor de păstrare a datelor și ștergerea, anonimizarea sau restricționarea acestora atunci când păstrarea nu mai este necesară;
• utilizarea pseudonimizării sau anonimizării, atunci când aceste măsuri sunt adecvate scopului și naturii prelucrării;
• evaluarea furnizorilor care pot avea acces la date și stabilirea unor cerințe corespunzătoare de confidențialitate și securitate;
• proceduri interne pentru gestionarea incidentelor de securitate, investigarea acestora și, atunci când este necesar, îndeplinirea obligațiilor de notificare prevăzute de legislația aplicabilă.

16. Încălcări ale securității datelor

iLaw va menține proceduri pentru identificarea, evaluarea, documentarea și gestionarea incidentelor de securitate care pot afecta datele cu caracter personal.

• natura și cauza incidentului;
• categoriile și volumul datelor afectate;
• categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate;
• consecințele posibile;
• probabilitatea și gravitatea riscului;
• măsurile deja luate sau planificate pentru limitarea efectelor.

Atunci când sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege, încălcarea securității va fi notificată Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal. Dacă incidentul este susceptibil să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor, persoanele afectate vor fi informate conform cerințelor legale.

17. Evaluarea impactului asupra protecției datelor (DPIA)

Având în vedere posibilitatea ca prin iLaw să fie introduse informații juridice sensibile, Operatorul va evalua riscurile asociate operațiunilor de prelucrare. Pentru funcționalitățile susceptibile să genereze un risc ridicat va fi realizată, înainte de punerea în funcțiune sau modificarea semnificativă, o Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA).

• natura, scopul, contextul și amploarea prelucrării;
• categoriile de persoane și date;
• necesitatea și proporționalitatea prelucrării;
• fluxurile de acces și dezvăluire;
• furnizorii și transferurile internaționale;
• riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor;
• măsurile tehnice și organizatorice;
• riscul rezidual după aplicarea măsurilor.

O evaluare DPIA este deosebit de relevantă pentru încărcarea documentelor sensibile, mesageria juridică, prelucrarea sistematică a Solicitărilor, funcționalități privind minori sau date penale, mecanisme algoritmice complexe și utilizarea unor servicii de inteligență artificială, dacă acestea vor fi introduse.

18. Drepturile persoanei vizate

19. Exercitarea drepturilor

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la adresa de e-mail sau adresa poștală indicată în secțiunea 26.

Pentru protejarea datelor împotriva divulgării către o persoană neautorizată, iLaw poate solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității solicitantului, fără a colecta mai multe date decât este necesar.

Operatorul va răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termenul prevăzut de Legea nr. 195/2024. În cazul unei cereri complexe sau al unui număr mare de cereri, termenul poate fi prelungit în condițiile legii, cu informarea persoanei vizate.

Exercitarea drepturilor este, de regulă, gratuită. Pentru cereri vădit nefondate sau excesive pot fi aplicate măsurile permise de lege.

20. Date privind alte persoane

O Solicitare juridică poate face referire la alte persoane. Utilizatorul trebuie să evite introducerea unor date care permit identificarea directă a acestora dacă acest lucru nu este necesar pentru evaluarea preliminară.

De exemplu, în locul numelui complet, IDNP-ului sau adresei unei terțe persoane, este preferabil să fie utilizate formulări precum „fostul soț”, „debitorul”, „angajatorul”, „cealaltă parte” sau „un membru al familiei”, dacă acestea sunt suficiente pentru înțelegerea problemei.

Documentele și identificatorii suplimentari pot fi comunicați ulterior Avocatului selectat atunci când sunt necesari pentru acordarea efectivă a asistenței juridice și există un temei juridic corespunzător.

21. Date privind copiii și persoanele vulnerabile

Solicitările juridice pot privi copii sau alte persoane vulnerabile. Utilizatorii trebuie să evite publicarea datelor de identificare ale copilului în descrierea inițială a Solicitării.

·  vârsta aproximativă, dacă este relevantă juridic;

·  calitatea de copil al uneia dintre părți;

·  natura generală a problemei juridice.

Numele complet, documentele, datele medicale, informațiile școlare și alte date detaliate trebuie comunicate numai atunci când sunt necesare și prin mecanisme adecvate de protecție. Dacă furnizarea unui serviciu către un copil se bazează pe consimțământ, vor fi aplicate condițiile speciale prevăzute de legislația în vigoare.

22. Comunicări operaționale și marketing

22.1. Comunicări necesare funcționării serviciului

• confirmarea contului;
• verificarea numărului de telefon;
• recuperarea parolei;
• solicitări noi relevante;
• oferte noi și modificări de statut;
• expirări;
• plăți și abonamente;
• notificări de securitate;
• alte comunicări necesare administrării contului.

Aceste comunicări sunt legate de funcționarea serviciului și nu trebuie confundate cu marketingul opțional.

22.2. Marketing și newslettere

Pentru newslettere, promoții sau alte comunicări comerciale opționale, iLaw va utiliza un mecanism separat de înscriere atunci când legislația impune consimțământul. Utilizatorul se va putea dezabona prin mecanismul pus la dispoziție în comunicare sau în setările contului.

23. Linkuri și servicii externe

iLaw poate conține linkuri către instituții publice, registre profesionale, acte normative, servicii de plată, resurse juridice sau alte website-uri externe. După accesarea unui site terț, prelucrarea datelor este supusă politicilor operatorului respectiv. iLaw nu controlează practicile independente de confidențialitate ale site-urilor externe.

24. Actualizarea Politicii

Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, schimbări ale Platformei, introducerea unor funcționalități noi, modificarea furnizorilor, fluxurilor de date sau practicilor de securitate.

Fiecare versiune va indica data actualizării. În cazul unor schimbări semnificative, utilizatorii pot fi informați prin notificare în Platformă, e-mail sau alt mecanism adecvat. Dacă un nou scop de prelucrare necesită consimțământ, acesta va fi solicitat separat.

25. Politica de utilizare a fișierelor Cookie

25.1. Ce sunt Cookie-urile

Cookie-urile sunt fișiere text de mici dimensiuni sau identificatori tehnici care pot fi stocați pe dispozitivul Utilizatorului ori accesați de browser atunci când acesta utilizează iLaw.md.

Acestea permit Platformei să asigure funcționarea corectă a site-ului și a conturilor, să mențină sesiunea de autentificare, să aplice măsuri de securitate, să rețină anumite preferințe și, atunci când este permis și Utilizatorul și-a exprimat opțiunea corespunzătoare, să analizeze modul în care este utilizată Platforma.

Pe lângă Cookie-uri, iLaw poate utiliza și tehnologii similare, precum stocarea locală a browserului (local storage), stocarea aferentă sesiunii (session storage), pixeli, tag-uri sau alți identificatori tehnici, atunci când acestea sunt necesare pentru funcționarea, securitatea ori analiza Platformei.

Cookie-urile nu sunt programe executabile și nu pot, prin ele însele, să ruleze programe, să acceseze liber fișierele sau documentele stocate pe dispozitivul Utilizatorului ori să preia informații la care browserul nu le oferă acces.

Informațiile colectate sau generate prin intermediul Cookie-urilor și al tehnologiilor similare pot însă constitui date cu caracter personal atunci când permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane ori pot fi asociate cu alte informații, precum adresa IP, identificatorii dispozitivului sau browserului, identificatorul contului, informațiile privind sesiunea ori comportamentul de utilizare a Platformei.

Utilizarea Cookie-urilor și a tehnologiilor similare de către iLaw se realizează în funcție de scopul acestora. Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea și securitatea Platformei, în timp ce Cookie-urile opționale, inclusiv cele utilizate pentru analiză sau alte scopuri neesențiale, sunt activate numai în condițiile prevăzute de prezenta Politică și, atunci când este necesar, pe baza opțiunii exprimate de Utilizator.

25.3. În ce scopuri utilizăm Cookie-urile

iLaw poate utilizează Cookie numai în măsura necesară pentru funcționarea, securitatea și îmbunătățirea Platformei sau, în cazul tehnologiilor opționale, în conformitate cu preferințele exprimate de Utilizator.

Acestea pot fi utilizate, după caz, pentru:

• menținerea sesiunii și autentificării, astfel încât Utilizatorul să poată accesa și utiliza în siguranță funcționalitățile asociate contului său;
• protejarea conturilor și prevenirea utilizării abuzive, inclusiv identificarea tentativelor neobișnuite de acces sau a unor comportamente tehnice susceptibile să afecteze securitatea Platformei;
• protejarea formularelor și a operațiunilor efectuate în Platformă, inclusiv prin mecanisme destinate prevenirii cererilor neautorizate sau frauduloase;
• asigurarea funcționării corecte a interfeței și a funcționalităților tehnice, inclusiv păstrarea temporară a informațiilor necesare navigării între pagini și utilizării serviciilor disponibile;
• memorarea preferințelor Utilizatorului, cum ar fi anumite setări ale interfeței, limbii sau alte opțiuni disponibile;
• memorarea opțiunilor privind Cookie-urile, pentru ca Platforma să poată respecta alegerea exprimată de Utilizator și să nu solicite repetat aceeași opțiune atunci când nu este necesar;
• diagnosticarea erorilor, monitorizarea disponibilității și performanței Platformei, în măsura necesară pentru identificarea și remedierea problemelor tehnice;
• obținerea unor informații statistice privind utilizarea Platformei, atunci când asemenea tehnologii sunt activate și, dacă este necesar potrivit legislației aplicabile, numai după exprimarea opțiunii corespunzătoare de către Utilizator;
• măsurarea eficienței campaniilor de comunicare sau promovare, numai dacă asemenea funcționalități sunt implementate și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului Utilizatorului.

Cookie-urile și tehnologiile similare nu sunt utilizate pentru stocarea în browser a conținutului integral al Solicitărilor, documentelor încărcate de Clienți, documentelor utilizate pentru verificarea Profesioniștilor, Ofertelor sau conversațiilor purtate prin intermediul Platformei. Aceste informații sunt gestionate prin infrastructura și mecanismele de stocare ale iLaw, în conformitate cu regulile de acces și securitate aplicabile.

25.4. Categoriile de Cookie-uri

25.5. Cookie-uri strict necesare

Cookie-urile strict necesare sunt indispensabile furnizării unei funcționalități cerute în mod expres de utilizator sau realizării transmisiei tehnice. Acestea pot fi necesare pentru autentificare, sesiune, securitate, protecție CSRF, funcționarea formularelor și memorarea opțiunilor privind Cookie-urile.

Blocarea acestor Cookie-uri direct din browser poate determina imposibilitatea autentificării sau funcționarea incorectă a unor componente ale Platformei.

25.6. Cookie-uri funcționale

Cookie-urile funcționale pot reține limba, anumite preferințe de interfață sau alte alegeri ale utilizatorului. Dacă funcția nu este strict necesară, activarea sa va respecta mecanismul de preferințe Cookie.

25.7. Cookie-uri de analiză și performanță

Aceste Cookie-uri pot fi utilizate pentru a înțelege, la nivel agregat sau pseudonimizat, ce pagini sunt accesate, cum este utilizată interfața, unde apar erori și care este performanța tehnică a serviciului. iLaw va configura instrumentele de analiză cu principiul minimizării datelor și va utiliza anonimizarea sau pseudonimizarea acolo unde este posibil.

Cookie-urile de analiză care nu sunt strict necesare nu vor fi activate înainte de exprimarea opțiunii corespunzătoare a utilizatorului, dacă legislația impune consimțământul pentru stocarea sau accesarea informației pe dispozitiv.

25.8. Cookie-uri de marketing și măsurare

Dacă iLaw va utiliza tehnologii de marketing, acestea pot servi pentru măsurarea campaniilor, identificarea canalului de acces, măsurarea conversiilor sau limitarea frecvenței materialelor promoționale. Aceste Cookie-uri sunt opționale, iar refuzul lor nu va bloca utilizarea funcționalităților juridice principale ale Platformei.

25.9. Cookie-uri proprii și Cookie-uri ale terților

Cookie-urile proprii sunt configurate de iLaw.md. Cookie-urile terților pot proveni de la furnizori integrați în Platformă. Înainte de integrarea unui furnizor, iLaw va evalua scopul, datele colectate, durata, necesitatea, rolul furnizorului și eventualele transferuri internaționale.

Lista concretă a furnizorilor și Cookie-urilor active trebuie să fie reflectată în Setările Cookie sau într-un registru actualizat. Nu vor fi menționați în Politică furnizori care nu sunt utilizați efectiv.

25.10. Consimțământul pentru Cookie-uri

În măsura în care legislația cere consimțământ pentru stocarea informațiilor sau accesarea informațiilor deja stocate pe dispozitiv, iLaw va solicita acordul înainte de activarea categoriilor opționale.

La prima vizită sau atunci când este necesară actualizarea preferințelor, bannerul Cookie trebuie să ofere, într-o formă clară și accesibilă, opțiuni echivalente funcțional precum:

·  Acceptă toate;

·  Refuză Cookie-urile opționale;

·  Personalizează.

iLaw nu va considera simpla continuare a navigării drept consimțământ pentru Cookie-urile opționale. Cookie-urile strict necesare furnizării serviciului solicitat și securității Platformei pot funcționa fără consimțământul pentru categoriile opționale, în limitele prevăzute de lege.

25.11. Retragerea și modificarea preferințelor

Utilizatorul își poate modifica ulterior alegerea prin opțiunea „Setări Cookie”, care trebuie să fie disponibilă într-o zonă ușor accesibilă a Platformei. Retragerea consimțământului trebuie să fie la fel de simplă ca acordarea lui.

25.12. Evidența preferințelor Cookie

Pentru a respecta și demonstra opțiunea utilizatorului, iLaw poate păstra o evidență tehnică limitată referitoare la versiunea bannerului, versiunea Politicii, categoriile acceptate/refuzate, momentul alegerii și identificatorul tehnic al preferinței.

25.13. Durata Cookie-urilor

Cookie-urile pot fi de sesiune sau persistente. Cookie-urile de sesiune sunt eliminate, de regulă, după închiderea browserului sau expirarea sesiunii. Cookie-urile persistente sunt păstrate pentru o perioadă determinată în funcție de scop.

Niciun Cookie persistent nu trebuie păstrat mai mult decât este justificat de scop. Durata tehnică exactă va fi indicată în registrul Cookie-urilor active.

25.14. Gestionarea Cookie-urilor din browser

Pe lângă instrumentul iLaw de gestionare a preferințelor, utilizatorul poate controla Cookie-urile și prin setările browserului. Majoritatea browserelor permit vizualizarea, ștergerea sau blocarea Cookie-urilor, inclusiv a Cookie-urilor terților.

Blocarea tuturor Cookie-urilor, inclusiv a celor strict necesare, poate afecta autentificarea și alte funcții esențiale ale iLaw.

25.15. Actualizarea Politicii Cookie

Secțiunea privind Cookie-urile va fi actualizată atunci când este introdus sau eliminat un furnizor, se modifică scopul ori durata unui Cookie, se introduce o nouă tehnologie de urmărire sau se modifică legislația aplicabilă.